Témoignage

Annulations, reports, conditions d’organisations. Les prestataires témoignent

Annulations, reports, conditions d’organisations
- Les prestataires témoignent -

 

On a demandé à des prestataires de témoigner, nous avons partagé les 1ers retours que nous avons eu il y a 15 jours, voici la suite.

Annulations, reports, conditions d’organisations, communication auprès des clients… Le Covid_19 est encore présent et continu de toucher durement tout le secteur de l’événementiel.

L’impact a été très dur pour les particuliers, entreprises, mais encore plus pour les prestataires qui bien souvent sont des indépendants, des TPE avec des petites structures et dont la saison forte est primordiale pour faire vivre leurs entreprises.

Avec le port du masque obligatoire, les préfectures et les mairies qui annulent les réservations de salles, le report des événements de plus de 5'000 personnes à fin octobre, les prochaines semaines vont encore être compliquées.

1er constat, sur 11 prestataires que nous avons rencontrés :

198 reports sur 2020, 2021, 2022 et 2023 et 11 annulations d’événements.

Qu’ils soient Wedding Planner, organisateurs, photographes, fleuristes, salles, traiteurs, animateur, dj… tous les métiers liés à l’événementiel ont été et sont encore durement touchés, impactés, malgré la fin du confinement.

On est donc allé à la rencontre de prestataires pour récolter des témoignages et pour en savoir plus.

Nous leur avons posé ces 3 questions:

  • A combien d'annulations ou reports avez-vous du faire face ?
  • Quelle est la raison principale : conditions d'organisation de l'événement (protocole sanitaire trop restrictif), interdiction de la part de la mairie ou de la préfecture, clients ne souhaitant pas un événement dans ces conditions, restriction du nombre de convives... ?
  • Comment communiquez-vous auprès de vos clients, quelles dispositions avez-vous pris concernant les acomptes, le report ?

 



Album en Folie – Photographe
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Je suis photographe de famille et de mariage principalement et je suis située dans Lyon. Pour les mariages, je me déplace dans toute la région Rhône-Alpes.

A combien d'annulations ou reports avez-vous du faire face ?

6 reports dont 3 en 2020, 1 en 2021 et 1 report qui finalement est perdu car je ne suis pas disponible à la nouvelle date demandée.

Quelle est la raison principale : conditions d'organisation de l'événement (protocole sanitaire trop restrictif), interdiction de la part de la mairie ou de la préfecture, clients ne souhaitant pas un événement dans ces conditions, restriction du nombre de convives... ?

2 mariages se trouvaient en période de confinement total.

2 mariages en juin, trop compliqués à maintenir par peur, manque d'informations, trop près de la date de dé-confinement et surtout par restriction du nombres d'invités.

1 mariage car le Maire refuse de donner l'autorisation au Domaine (ERP) de recevoir des convives.

1 mariage car les mariés n'ont pas l'autorisation de danser dans la salle des fêtes (30 invités)

Comment communiquez-vous auprès de vos clients, quelles dispositions avez-vous pris concernant les acomptes, le report ?

Les acomptes ont été reportés sur les dates convenues ensemble ultérieurement.

Dès début Mai j'ai contacté mes mariés (ceux jusqu'à fin juin) afin de connaître leur position, et de mettre en place tout de suite une autre date (pour le "au cas où" ; date qui finalement été choisie au vu des mesures sanitaires imposées). J'ai préféré contacter mes mariés en amont afin d'être sûr d'être disponible à la date choisie ultérieurement.

Concernant les 2 mariages de juin reportés en juin 2021, je n'ai appliqué ni droit de véto sur ces dates malgré la "haute saison" ni hausse de prix (justifié par certain comme n+1).

Personnellement, même si financièrement et mentalement c'est compliqué, je me met à la place de mes mariés, et j'estime qu'imposer des dates de reports sur des périodes creuses, en semaine ou même augmenté mes tarifs serait complètement déplacé dans ce contexte.

D'ailleurs mon couple de futurs mariés à tenu à "marquer" sa date initiale du 13 juin 2020 en petit comité ( report du mariage le 12.06.2021) et m'ont pris afin de "me faire travailler en cette période difficile par solidarité". Résultat ils m'auront fait travailler sur 2 prestations .... 

M'auraient-ils pris si j'avais imposé une autre date de report en saison morte ou appliqué une hausse de tarif ? je n'en suis pas sûr ....




Léonie Place – Rédactrice de contes de faits
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Je m'appelle Léonie PLACE, je suis la fondatrice de la société Scribeuse. Je suis rédactrice de contes de faits ou journaliste privée : je m'immerge délicatement au coeur de votre vie, de votre structure ou de votre événement pour en écrire l'histoire. Le récit est imprimé dans un ouvrage d'art créatif. Je suis basée à Lyon mais rayonne sur toute la France. L'été, j'écris (normalement) de jolis récits de mariage.

A combien d'annulations ou reports avez-vous du faire face ?
J'écris six à huit récits de mariage par saison. Chaque ouvrage me demandant trois à quatre semaines de création. Cette année, six couples avaient déjà décidé de me confier leur histoire et un contrat était encore en cours de signature en mars.
Sur ces 7 événements : un seul mariage a été maintenu (parce qu'il s'agissait d'une fête intimiste à 30 convives) ; un a été annulé complètement (alors qu'il était programmé mi-septembre) ; le reste a été reporté en 2021 ; celui en cours de signature est entre parenthèse.

Quelle est la raison principale : conditions d'organisation de l'événement (protocole sanitaire trop restrictif), interdiction de la part de la mairie ou de la préfecture, clients ne souhaitant pas un événement dans ces conditions, restriction du nombre de convives... ?

Deux raisons :
La clientèle de fin de saison a été inquiétée par la vague alarmiste générale dès l'annonce du confinement (médias + flou des annonces + annulation successives de tous les événements estivaux).

La clientèle de début de saison était dans l'incapacité d'organiser l'événement : par exemple, deux de mes couples vivent à l'étranger avec une partie de la famille : impossibilité d'être certain de pouvoir quitter leur territoire sans période de quarantaine, idem à leur retour...
 
Comment communiquez-vous auprès de vos clients, quelles dispositions avez-vous pris concernant les acomptes, le report ?
Je les ai laissés venir vers moi, pour ne pas les submerger d'infos. Certains ayant déjà des WP qui jouent leur rôle à la perfection. Cependant j'ai envoyé un message à tout le monde pour les soutenir et les réconforter.

Concernant les acomptes : 
Pour les reports = statu quo, ils m'avaient déjà versé l'acompte et paieront le reste de la prestation une fois celle-ci réalisée. Deux couples m'ont même proposé de m'avancer la somme : j'ai été très émue de leur geste, mais j'ai refusé.

Pour l'annulation = j'ai rendu l'acompte... Ca me gênait déontologiquement de le conserver alors que la prestation n'avait pas été exécutée. Pourtant, le mariage devait se dérouler en Septembre 2020, j'étais dans mon droit de le conserver.





Danièle Cusin-Brunner – Officiante de cérémonie
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Je suis Danièle, officiante de cérémonie laïque depuis 5 ans. J'adore faire vivre les émotions chez mes couples... Rien de tel qu'une cérémonie entièrement personnalisée pour ça! Je suis basée en Haute-Savoie, entre Annecy et Genève.

A combien d'annulations ou reports avez-vous du faire face ?
13 reports et une annulation

Quelle est la raison principale : conditions d'organisation de l'événement (protocole sanitaire trop restrictif), interdiction de la part de la mairie ou de la préfecture, clients ne souhaitant pas un événement dans ces conditions, restriction du nombre de convives... ?
Pour le moment, la plupart des mariages reportés et annulés tient au fait que ce sont ceux du début de l'année 2020. Donc entre le confinement et les incertitudes liées au début du déconfinement, additionné aux restrictions, mes couples ont préférés prendre les devant et éviter de se compliquer la vie. J'attends de voir maintenant si les mesures qui sont mises en place depuis le 20 juillet et celles qui pourraient venir feront réfléchir les couples que j'accompagne sur la seconde partie de 2021...

C'est vrai que l'envoi des mesures Covid à faire sur la cérémonie les a un peu déstabilisés... Mais ils sont motivés pour le moment.

Comment communiquez-vous auprès de vos clients, quelles dispositions avez-vous pris concernant les acomptes, le report ?
J'essaie d'être la plus zen possible... Pas de pression, pas de stress (excepté pour mon protocole qui les a déstabilisés). Je n'ai pas fait d'augmentation de tarif pour les reports et ma seule annulation, les clients n'ont pas discuté le fait que je garde l'acompte.

Après, je ne vais pas me mettre dans des situations complexes et compliquées pour des acomptes qui pourraient être réclamés... Je vais me débrouiller, je crois que la situation est déjà assez pénible pour le moment...





Simon Rousseau – Traiteur

Je suis basé à Bordeaux, en Nouvelle-Aquitaine. Création givrée saura épater et ravir les papilles de vos collaborateurs ou clients lors de vos événements d'entreprise (séminaire, anniversaire d'entreprise, portes ouvertes, inauguration, team-building, réception, arbre de noël,...) ou particulier (mariages, anniversaires, baptêmes, ...) en vous proposant une animation culinaire originale de saveurs glacés.

A combien d'annulations ou reports avez-vous du faire face ?
1 annulation sèche, 3 reports sur fin 2020, 12 reports sur 2021

Quelle est la raison principale : conditions d'organisation de l'événement (protocole sanitaire trop restrictif), interdiction de la part de la mairie ou de la préfecture, clients ne souhaitant pas un événement dans ces conditions, restriction du nombre de convives... ?

Les raisons sont variables: pour certains le mariage était pendant le confinement donc annulation/report obligatoire dû à l'état. Pour d'autres, dates de mariages initialement après confinement (mai, juin), certaines mairies ont demandé à reporter ou bien certains lieux de réception ont annulé tout événement jusqu'à fin juillet. Les annulations ont été assez aléatoire en fonction des mairies, des lieux de réception, du nombres de convives.

Certains lieux et mairies ont décidé de maintenir certains mariages mais à des nombres très respectifs (10 à 20 personnes maximum, personnel compris).

J'ai eu beaucoup d'appels de mariés entre avril et début juin pour reporter car la communication au niveau des chaînes d'informations étaient assez alarmantes pour l'été. Ensuite des appels fin mai, début juin pour la reprise de certaines dates sur 2020 ou à maintenir les mariages (actualité un peu plus rassurante à ce moment la).

Et depuis 2 semaines (actualité plus inquiétante): à nouveau des appels pour des reports sur des mariages de septembre (même initialement déja reporté une première fois).

Il y a clairement un effet/impact liés aux chaînes d'informations ou communication de l'état au sujet du Covid.
 
Comment communiquez-vous auprès de vos clients, quelles dispositions avez-vous pris concernant les acomptes, le report ?
Je communique essentiellement par téléphone, par e-mail ou bien en direct depuis le confinement. Beaucoup de psychologie à faire, et il faut rassurer les futurs mariés.
 
Concernant les acomptes, je l'ai remboursé pour l'annulation sèche et conservé pour le report (même tarif, même condition). Une mise à jour du devis/contrat a été effectué en notifiant tout cela.

Les reports n'ont pas été évident pour trouver les dates, mais heureusement pour moi, cela s'est bien déroulé et je n'avais pas de doublons de demandes sur ces reports.





Eden Happy – Agence événementielle pour enfants
Éden Happy, agence événementielle pour enfants. On fait de l animation enfants pendant les mariages. Sur la région Rhône-Alpes et en Suisse.

A combien d'annulations ou reports avez-vous du faire face ?
37 reports de mariages qui étaient prévus entre mars 2020 et août 2021.

Certains reports sont en septembre/octobre/décembre. Mais la majorité en 2021.

Quelle est la raison principale : conditions d'organisation de l'événement (protocole sanitaire trop restrictif), interdiction de la part de la mairie ou de la préfecture, clients ne souhaitant pas un événement dans ces conditions, restriction du nombre de convives... ?
3 mariages maintenus :
18 juillet : fait il y a 3 semaines. Aucun respect des gestes barrières entre les invités, soirée dansante jusqu' 4h du matin. La majorité des prestataires ne portaient pas de masques. C est désolant et pas du tout rassurant pour la suite. Si ce mariage est à l image de tous les mariages célèbrés en ce moment, je crains fort qu il y ait de nouvelles interdictions à venir !

1 annulation : mariage prévu le 8 août, ils ont annulé sans reporter. Et justifient par la force majeur alors que rien n'interdit à ce jour de se marier à cette date.Ils demandent le remboursement de l'acompte, sauf que je maintien ma position sur le fait qu'ils annulent de leur propre chef leur mariage, et donc, qu'ils perdent leur acompte. On parle maintenant par avocat interposé.

Ma grande angoisse est sur le fait qu'ils menacent de nous laisser des avis négatifs sur internet. Le rapport de force est difficile du coup. Les clients se sentent rois et n'ont parfois aucune empathie pour les entrepreneurs que nous sommes.

Comment communiquez-vous auprès de vos clients, quelles dispositions avez-vous pris concernant les acomptes, le report ?
Heureusement, la majorité des mariés ont reporté leur date en consultant tous leurs prestataires. Nous avons des mariages en semaine et en hiver du coup. 2021 va être sport !

Nous avons la chance d'être une équipe d animateurs et du coup de pouvoir faire jusqu'à 4 mariages max par week-end. Donc nous ne déclinons aucune date de report et on suit nos mariés jusqu'au bout !

On a du coup fait revoir nos contrats par un avocat, pour éviter d'autres soucis si jamais il y a une 2ème vague et de nouvelles interdictions pour les événements.

 




Emilie Alarcon – Fleuriste & Designer
Emily Alarcon, fleuriste et désigner en région Paca depuis 2013.

A combien d'annulations ou reports avez-vous du faire face ?
A ce jour j ai eu 12 reports pour 2021, 3 annulations

Quelle est la raison principale : conditions d'organisation de l'événement (protocole sanitaire trop restrictif), interdiction de la part de la mairie ou de la préfecture, clients ne souhaitant pas un événement dans ces conditions, restriction du nombre de convives... ?
Mes clients étant majoritairement étrangers et hors espace Schengen il leur est impossible de venir en france pour leur mariage.

1 mariage initialement prévu le 13 juin a été reporté en septembre en raison des protocoles sanitaires à ce moment là.

Comment communiquez-vous auprès de vos clients, quelles dispositions avez-vous pris concernant les acomptes, le report ?
Très tôt (avant le confinement en france) j'ai envoyé un mail à mes clients en leurs précisant que les reports se faisaient sans frais à 2021 et que leur acompte était simplement transféré.

Pour les annulations, j'ai pris le parti de rembourser les acomptes en misant sur le fait que je les reverrai plus tard.

Côté communication j'essaye de rester positive et rassurante. Je fais tout pour que mon entreprise soit toujours là pour 2021 et je le montre.




 

Domaine de la Croix Rochefort – Salle & Lieu événementiel
Nous sommes un domaine de réception située en Auvergne-Rhône-Alpes dans le Beaujolais.Capacité en 300 personnes, un caveau avec une cour pour le cocktail et une grande salle typique pour le repas.

A combien d'annulations ou reports avez-vous du faire face ?
Nous avons eu 18 reports principalement reportés sur l’année prochaine et une annulation car événement sportif et donc pas de possibilité de report sur cette année.

Quelle est la raison principale : conditions d'organisation de l'événement (protocole sanitaire trop restrictif), interdiction de la part de la mairie ou de la préfecture, clients ne souhaitant pas un événement dans ces conditions, restriction du nombre de convives... ?
Conditions d'organisation de l'événement (protocole sanitaire trop restrictif), interdiction de la part de la mairie ou de la préfecture, clients ne souhaitant pas un événement dans ces conditions, restriction du nombre de convives... ?

Principale raison : les mariés ne souhaitent pas se marier dans ces conditions, et annulation car peur de l’interdiction donc préféré reporter pour ce projet plus facilement.

Comment communiquez-vous auprès de vos clients, quelles dispositions avez-vous pris concernant les acomptes, le report ?
Nous avons communiqué par téléphone et mail en les informant de chaque changement, du risque, des mesures…

Pas besoin de remboursement d’acomptes car uniquement des reports.
Les mariés ont reporté à la date qui leur convenait le mieux sur nos dates restantes, sans surcoûts.


 

Encore merci à ces prestataires qui ont bien voulu prendre la parole et partager leurs expériences.

Avec EventAdvisor je continu chaque jour de travailler pour aider les prestataires et les clients à se mettre en relation plus facilement et les regrouper sur une seule et même plateforme.

J'en profite pour remercier les 17'700 prestataires qui nous font confiance.


Clément
CEO & Fondateur d'EventAdvisor