Testimony

Cancellations, postponements, organizational conditions. Providers testify

Annulations, reports, conditions d’organisations
- Les prestataires témoignent -

 

Annulations, reports, conditions d’organisations, communication auprès des clients… Le Covid_19 est passé par là et a durement touché tout le secteur de l’événementiel.

L’impact a été très dur pour les particuliers, entreprises, mais encore plus pour les prestataires qui bien souvent sont des indépendants, des TPE avec des petites structures et dont la saison forte est primordiale pour faire vivre leurs entreprises.

 

1er constat, sur 11 prestataires que nous avons rencontrés :

198 reports sur 2020, 2021, 2022 et 2023 et 11 annulations d’événements.

Qu’ils soient Wedding Planner, organisateurs, photographes, fleuristes, salles, traiteurs, animateur, dj… tous les métiers liés à l’événementiel ont été et sont encore durement touchés, impactés, malgré la fin du confinement.

On est donc allé à la rencontre de prestataires pour récolter des témoignages et pour en savoir plus.

Nous leur avons posé ces 3 questions:

  • A combien d'annulations ou reports avez-vous du faire face ?
  • Quelle est la raison principale : conditions d'organisation de l'événement (protocole sanitaire trop restrictif), interdiction de la part de la mairie ou de la préfecture, clients ne souhaitant pas un événement dans ces conditions, restriction du nombre de convives... ?
  • Comment communiquez-vous auprès de vos clients, quelles dispositions avez-vous pris concernant les acomptes, le report ?

 


 

Voici les 1ères réponses de 4 d’entre eux :


Christel Charpentier – Officiante de cérémonie
www.event-advisor.net/fr/membre/161168/
Christel charpentier, officiante de cérémonie laïque en région Rhône Alpes. Préparation, accompagnement, conseils, aide à la décoration, écriture personnalisée et célébration.

  • A combien d'annulations ou reports avez-vous du faire face ?

A l’instant T - Sur 22, 16 reports dont 2 en 2020, 1 en 2023, 1 en 2022 et 12 en 2021.

  • Quelle est la raison principale : conditions d'organisation de l'événement (protocole sanitaire trop restrictif), interdiction de la part de la mairie ou de la préfecture, clients ne souhaitant pas un événement dans ces conditions, restriction du nombre de convives... ?

Une partie durant le confinement, donc interdiction sèche, sinon interdiction des mairies.

  • Comment communiquez-vous auprès de vos clients, quelles dispositions avez-vous pris concernant les acomptes, le report ? 

Je suis beaucoup dans l’échange. Etant une prestataire essentielle (aussi bien en organisation qu’en officiante) il y a toujours eu consultation de mes mariés sur mes dates disponibles. Fonctionnant avec 1 acompte à la signature, 1 acompte deux mois avant le mariage et solde le jour J, les deuxièmes acomptes n’ont pas été versés (sauf par un couple qui a préféré ainsi pour étaler frais de leur mariage reporté). J’ai eu par compte un « litige » avec un couple, qui voulait rajouter une clause au contrat déjà signé pour remboursement complet au cas où, malgré qu’on soit à un mois de la date initiale de leur mariage, et que tout était organisé calé, et déco prête.



Axel, Guest Events – Aménagement et location de matériel
www.event-advisor.net/fr/membre/161065/
Guest Events est une structure basée dans le Vaucluse, entre Orange et Avignon, proposant ses services dans les métiers du spectacle vivant et de l’événementiel. Sonorisation, éclairage, vidéo (captation, création, diffusion) pour tout type d’événement. Concert, spectacle, accueil d’artiste, éclairage architectural, sonorisation générale, création de clip vidéo, teaser… Nous proposons des prestations clef en main, ainsi qu’un accompagnement de A à Z pour la création d’événement.

  • A combien d'annulations ou reports avez-vous du faire face ? 

Nous ne comptons plus le nombre d’annulations et/ou reports. Tout le mois de juin a été annulé ou reporté. Au mois de juillet nous ne comptons plus que 2 prestations, 3 au mois d’août et 2 en septembre. Celles d’octobre sont également annulées à ce jour. Plusieurs nous ont été confirmées, puis annulées dans la foulée. D’autres étaient sur la bonne voie, mais les clients ont fait le choix de ne pas donner suite à leur projet aux vues de l’actualité. On peut largement dire que la saison 2020 est annulée.

  • Quelle est la raison principale : conditions d'organisation de l'événement (protocole sanitaire trop restrictif), interdiction de la part de la mairie ou de la préfecture, clients ne souhaitant pas un événement dans ces conditions, restriction du nombre de convives... ?

Les raisons de ces annulations sont simples : restrictions sanitaires. Il est en effet difficile pour les organisateurs de respecter tout le protocole sanitaire. Même si on peut bien voir qu’il n’est pas le même dans toutes les villes, et départements (petite pensée pour Nice avec The Avener, alors que pour nous à Vaison La Romaine, il était interdit de danser devant la scène avec un périmètre barrière…). Certains organisateurs ont également peur de se lancer dans une organisation et de ne pas avoir le monde attendu, ce qui serait d’autant plus une catastrophe économique pour eux. Pour les comités des fêtes, la décision dépend bien souvent des mairies, qui parfois ne veulent pas prendre de risque et préfèrent donc annuler tout événement, alors que d'autres tentent le coup.

  • Comment communiquez-vous auprès de vos clients, quelles dispositions avez-vous pris concernant les acomptes, le report ?

Pour les personnes que nous accompagnons, nous avons pris en compte qu’ils n’ont pas souvent le choix, et faisons le maximum pour les arranger, les aider. Nous reportons quand cela est possible et proposons d’autres alternatives si cela n’est pas possible. Aujourd’hui, nous avons réussi à faire en sorte que tout se goupille bien pour les reports. Toutefois, tout ce qui est annulé, est annulé, et pour cette saison, c'est le grand vide.


 

Lucile Ortega – Photographe
www.event-advisor.net/fr/membre/161100/
Je suis photographe en Ardèche depuis plus de 10 ans et 7 ans à mon compte. Mes secteurs d'activité sont le mariage, les portraits de famille, grossesse, naissance, je travaille également un peu pour les pros et je suis également intervenante artistique en milieu scolaire.

  • A combien d'annulations ou reports avez-vous du faire face ?

1 annulation et 9 reports
2 reports hors saison novembre 2020 et avril 2021
1 report en semaine 2021
1 report pleine saison 2022
5 report pleine saison 2021
1 annulation pour la raison d'impossibilité de trouver une autre date

  • Quelle est la raison principale : conditions d'organisation de l'événement (protocole sanitaire trop restrictif), interdiction de la part de la mairie ou de la préfecture, clients ne souhaitant pas un événement dans ces conditions, restriction du nombre de convives... ?

La plupart reportent car ils ne veulent pas en effet être soumis à ces conditions de restrictions et distanciations. Certains ne conçoivent pas de se marier sans leur aînés (personnes à risque) ce qui est complètement compréhensible. Pas mal de mes couples de mariés habitent ou reçoivent des invités de l'étranger donc encore une fois devraient réduire le nombre d'invités... J'ai également eu un report pour raison financière...

  • Comment communiquez-vous auprès de vos clients, quelles dispositions avez-vous pris concernant les acomptes, le report ?
    Malheureusement même en prenant les devants et en communiquant sur les mariages hors saison ou en semaine et en proposant mes dispo, les reports sont inévitables sur la pleine saison 2021. En tant que photographe, nous ne sommes pas les prestataires prioritaires (contrairement aux salles de réception ou traiteurs) donc soit ça passe soit ça casse. Je suis tout de même "heureuse" de ne pas avoir "perdu" de mariage dans le sens ou même si c'est reporter sur l'été 2021, je pourrai continuer de les accompagner dans leur projet (je n'ai pas eu de report sur des dates déjà bookées, ou bien nous avons discuté pour trouver une date ou tous les prestataires étaient dispo).

Concernant les acomptes des reports ils sont conservés et le solde sera à payer à la livraison des photos. Les prix restent les mêmes, pas d'augmentation pour les mariés, j'estime que ce ne serait pas très juste ! Pour ma seule annulation, j'avais rencontré les mariés juste avant le confinement et le contrat n'avait pas été renvoyé, l'acompte pas versé donc rien à restituer ou à garder...


 

Alexandra & Guillaume – Tous ces moments là - Photographe
Nous sommes Alexandra et Guillaume, 2 photographes mariés qui adorent le mariage. Lifestyle, spécialisée en photographie d'amour grandeur nature, nous sommes vraiment baignés dans l'intimité des familles, des couples ou du retour à soi.
Basés dans la Drôme près de Valence, nous aimons plus que tout notre département mais nous avons autant d'affection pour l'Ardèche le Gard L'Isère la Savoie et le Vaucluse où nous intervenons souvent.

  • A combien d'annulations ou reports avez-vous du faire face ?

Annulation : 2 annulations : la première car nous avons bataillé sur 2021 pour trouver une date correspondante avec le couple sans succès. Hélas chose qui n'arrive jamais, ce couple nous avait réglé la totalité de la prestation... je ne prends jamais en avance... seulement bon par besoin de matériel, j'ai accepté. Nous devons rembourser la totalité de la prestation. Cela nous servira de leçon.

La seconde ... ils ont déplacé leur date en voulant garder la même date sur 2021... seule date déjà prise par un mariage. J'avais 3 autres samedis de libre. Pas conciliants du tout, on a tenté comme beaucoup de garder l'acompte... menaces de procédures judiciaires... et de pulvériser notre réputation. Alors que soi-disant avant cela, ils nous adoraient et étions leurs coups de cœur. On doit rembourser l'acompte.

9 reports sur 2021 et sur des samedi la plupart de pleine saison bien sûr, un seul en semaine.

2 reports sur octobre 2020... en attente pour le moment.

  • Quelle est la raison principale : conditions d'organisation de l'événement (protocole sanitaire trop restrictif), interdiction de la part de la mairie ou de la préfecture, clients ne souhaitant pas un événement dans ces conditions, restriction du nombre de convives... ?

Les raisons des reports : crainte du COVID principalement. Puis ne pas porter de masques sur les photos c'est mieux. Chose à laquelle je réponds que 2021 voire 2022... cela sera pareil. Il ne faut pas trop se faire d'illusions.

Les mariés ont été très déçus et cela se comprend, seulement ils oublient que c'est notre travail, que nous en vivons. Et réfléchir de manière légère dorénavant, ce n'est plus possible. 

Nous avons tout de même eu 2 cérémonies civiles en juillet... pour 3 heures de présence donc pas grand-chose.

Nous avons changé la totalité de notre matériel fin de saison 2019... il nous manque 2 ou 3 choses que nous comptions payer avec nos mariages 2020... pour les 4 qui restent, j'avoue que ça va être très compliqué.

Pour le moment pas d'annulation de mairies ou de restrictions du nombre d'invités. On portera, nous un masque mais je doute que les invités soient masqués donc au final, ils nous mettent aussi en danger. On ne dit rien. On comprend. Mais nous avons peur !

  • Comment communiquez-vous auprès de vos clients, quelles dispositions avez-vous pris concernant les acomptes, le report ?

Communication : téléphone beaucoup... énormément pendant le confinement. J'ai préféré la carte de la proximité. Bon pour une annulation, j'ai dû repasser par mail afin de garder des preuves écrites.

On rembourse les acomptes, entre les diverses tergiversations des avocats sur le fait que nous avions le droit ou non de garder l'acompte, nous avons rendu. Après je n'ai pas eu beaucoup d'annulations. Mais si la situation continue... il va falloir modifier nos contrats et surtout trouver le moyen de nous protéger des couples qui veulent reprendre leurs acomptes engloutis parfois 1 à 2 ans avant leur mariage.

Nous sommes obligés d'attendre la saison 2021 en priant très fortement pour qu'elle ait lieu afin de pouvoir contacter un avocat et refaire un contrat en intégrant les nouveaux risques.

Encore merci à ces prestataires qui ont bien voulu prendre la parole et partager leurs expériences.

Avec EventAdvisor je continu chaque jour de travailler pour aider les prestataires et les clients à se mettre en relation plus facilement et les regrouper sur une seule et même plateforme.

J'en profite pour remercier les 17'700 prestataires qui nous font confiance.


Clément
CEO & Fondateur d'EventAdvisor.